Pour Anouk Gaubert, en charge de la communication interne au Cerema, la question n’est pas de multiplier les messages ou les canaux. Elle est plutôt de savoir ce qui mérite réellement d’être porté à l’attention des agents, à quel moment et de quelle manière, afin de renforcer la culture collective et l’efficacité des messages.
Un enjeu de taille pour cet établissement public qui compte 2 500 agents répartis sur une trentaine de sites dans l’Hexagone et en outre-mer.
Depuis près de trois ans, la communication interne s’appuie sur un « bureau numérique » qui a profondément changé la manière dont l’information circule au sein du Cerema.
Un seul point d’entrée, mais des informations différentes pour chacun
Avant sa mise en place, plusieurs couches coexistaient : réseau social interne, intranets locaux, outils distincts selon les directions… La transformation du Cerema a été l’occasion de remettre l’ensemble à plat.
Le nouveau bureau numérique réunit désormais communication interne, intranet, communautés et accès aux applications. Mais sa vraie particularité réside dans son ciblage.
Chaque agent retrouve trois niveaux d’information : les actualités nationales, celles de sa direction et celles du site auquel il est rattaché.
Cette organisation permet de conserver une communication nationale cohérente, au service de la stratégie de l’établissement, sans effacer la réalité locale. La gouvernance reste volontairement maîtrisée : les correspondants peuvent contribuer sur leur périmètre, mais la structure et l’éditorialisation restent pilotées par la communication interne.
Pour Anouk Gaubert, c’est d’ailleurs une première bonne pratique : « limiter les points d’entrée pour pouvoir rester cohérent ».
Moins d’e-mails, mais surtout des contenus plus utiles
La plateforme a également permis de réduire fortement le nombre d’e-mails, un objectif qui s’inscrit dans le plan de transition écologique du Cerema.
Aujourd’hui, toute la communication interne est publiée sur le bureau numérique. Un seul e-mail hebdomadaire vient récapituler les nouveautés. Les messages urgents peuvent apparaître sous forme d’alertes directement sur la page d’accueil, avec la possibilité de les cibler par site ou par direction.
L’e-mail reste utilisé quelques fois par an pour des sujets majeurs, notamment pour des messages émanant du directeur général.
Mais pour Anouk Gaubert, le canal n’explique pas à lui seul qu’une information soit lue.
Les statistiques le montrent : lorsqu’un sujet touche directement le quotidien ou l’avenir des agents, qu’il s’agisse de messages stratégiques de la direction générale, de procédures ou de ressources humaines, les taux de lecture peuvent être extrêmement élevés.
« Le nerf de la guerre, c’est l’intérêt du sujet. »
Une conviction qui conduit l’équipe à beaucoup travailler l’angle des contenus : anticiper les besoins et les questions des agents, plutôt que de considérer la communication comme une simple transmission descendante.
Faire évoluer l’outil avec ceux qui l’utilisent
Le bureau numérique n’est pas considéré comme un projet terminé.
Les contributeurs sont réunis chaque mois pour être accompagnés, formés et faire évoluer leurs pratiques. Un « groupe miroir », composé d’utilisateurs issus des différentes directions, participe également aux réflexions de fond pour faire évoluer l’outil.
Les prochaines évolutions suivront la même logique : mieux hiérarchiser les contenus, améliorer leur accessibilité et simplifier encore le quotidien.
Le Cerema expérimente notamment des assistants basés sur l’IA capables de répondre à des questions de premier niveau sur certaines thématiques. Une manière de faciliter l’accès à l’information et d’accompagner les agents dans leurs usages.
Une évolution cohérente avec l’approche défendue par Anouk Gaubert : la technologie n’est jamais une fin en soi. Elle devient réellement intéressante lorsqu’elle permet aux collaborateurs d’accéder plus simplement à une information utile, au bon moment.
Un grand merci à Anouk Gaubert pour cet échange inspirant. Chez we advocacy notre mission est de redonner du pouvoir à la communication interne pour en faire un levier de culture, de marque et de performance collective
Article publié initialement dans la newsletter LinkedIn Communications Internes de Thomas Artiguebieille.