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Créer une signature électronique mail qui facilite les contacts

By 30 juillet 2019 septembre 20th, 2019 No Comments

Temps de lecture : 4 min

Chaque jour, de nombreux mails sont adressés par les entreprises à leurs prospects et à leurs clients. C’est un moyen de communication simple et rapide. Si le contenu du mail est souvent rédigé avec soin, il n’en est pas toujours de même en ce qui concerne la signature électronique. Pourtant, elle fait partie intégrante du message et peut être redoutable d’efficacité dans la relation clients et prospects. Comment créer une signature mail qui facilite les contacts selon vos objectifs ? Nos conseils.

Soigner sa signature mail pour parfaire son image de marque

Ni les posts sur les réseaux sociaux ni les SMS et autres applications n’ont su détrôner le mail. Il reste l’outil de communication préféré des entreprises pour s’adresser à leurs cibles.

La signature mail a autant d’importance que le contenu du message. C’est avec elle que l’on prend congé de son destinataire et il est important de le quitter en lui laissant une bonne impression si l’on veut établir une relation durable et suivie. 

La signature mail de chacun des collaborateurs véhicule avec elle l’image de marque de l’entreprise, sa crédibilité et son professionnalisme. Mieux vaut donc prendre du temps pour peaufiner sa signature mail et se démarquer favorablement des concurrents qui souvent exploitent eux-mêmes trop peu cette opportunité commerciale.

Transformer sa signature mail en un support de communication

La signature mail n’est pas seulement un moyen de terminer votre message. C’est une opportunité de débuter une nouvelle relation commerciale ou d’aller plus loin dans celle déjà établie avec le destinataire du message.

Car la signature mail n’est pas une simple communication institutionnelle. Outre votre nom et le logo de votre entreprise, elle peut être envisagée comme un formidable outil de communication, simple à utiliser et visible à moindre coût.

Il s’agit de profiter des mails envoyés par les collaborateurs pour relayer les campagnes de communication, afin de donner un caractère incitatif aux mails, d’engager le contact avec un appel à action plutôt qu’une simple information reçue de manière passive par le client ou le prospect.

L’autre avantage d’utiliser le mail comme campagne de communication est que le message peut être adapté à la cible. Les services commerciaux s’adressent à des prospects, tandis que les services en back office s’adressent à des clients ou à des fournisseurs, que les RH communiquent en interne… Chacun à sa cible, chacun doit donc personnaliser et cibler sa signature mail selon le profil de ses destinataires.

Personnaliser la communication relayée par chaque collaborateurs dans sa signature mail permet de faire de vos employés des ambassadeurs, facilitant les leads et l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

Bien rédiger sa signature mail

Rédiger une signature mail qui facilite le contact ne demande pas énormément de temps, mais de la rigueur.

Deux maitres mots pour la signature mail : précise et concise

La signature mail doit être courte, ce qui ne veut pas dire qu’elle ne peut pas être riche en informations utiles pour votre destinataire. Idéalement, il est préférable de s’en tenir à quatre lignes maximum. Ce qui est ni trop ni trop peu pour être efficace et engageante. 

L’harmonie au service de l’identité visuelle

Harmoniser les signatures mail des collaborateurs contribue à asseoir l’identité visuelle de l’entreprise. Car la signature mail intègre souvent une image et des couleurs. Il est préférable de contrôler la communication en respectant la charte graphique de l’entreprise. Les signatures trop originales feraient perdre en cohérence, pourraient déstabiliser le destinataire et remettre en question la crédibilité de l’entreprise et du collaborateur.

Le visuel est toujours très important. Insérer une image dans une signature mail permet une meilleur visibilité et une meilleure mémorisation des informations communiquées.

Les coordonnées

Bien sûr, la signature mail doit reprendre les coordonnées de contact. Mais pas toutes les coordonnées. Le prénom et le nom du collaborateur sont les premières informations à mentionner. Sa fonction et le nom, le logo ou l’adresse du site web de l’entreprise sont aussi incontournables. Le cas échéant, le numéro de téléphone pourra aussi être mentionné. 

Rares sont les collaborateurs qui n’inscrivent pas leur adresse mail dans leur signature électronique. Pourtant, cette information est tout à fait inutile ici. Un mail vient d’être adressé au destinataire, il aura donc obligatoirement connaissance de l’adresse mail de l’expéditeur. 

Les réseaux sociaux

Communiquer les icônes de partage des réseaux sociaux dans une signature mail est extrêmement important. Cela permet l’engagement collaborateur. Chaque employé devient potentiellement un communiquant. Car les réseaux sociaux sont très fréquentés, et nul doute que l’entreprise y communique régulièrement, conformément à sa stratégie digitale. Le prospect ou le client pourra avoir envie de consulter la page de l’entreprise pour plus d’informations.

Le Call to Action

Insérer un call to action sous une signature mail s’avère en général extrêmement percutant, à condition toutefois d’avoir bien ciblé la campagne relayée. Le taux de génération de leads par ce biais est non négligeable, et cela avec très peu d’effort.

Il y a de nombreux moyens d’insérer un call to action : proposer un téléchargement gratuit sur un guide en lien avec l’activité de l’entreprise, proposer un rdv, un jeu-concours ou un webinar…

Actualiser sa signature mail régulièrement

Il est essentiel de communiquer des informations à jour aux destinataires. Aussi est-il vivement recommandé de prendre régulièrement quelques minutes pour vérifier que la signature mail est bien à jour, tant en ce qui concerne les coordonnées que la campagne de communication relayée et le call to action.

Gare à l’orthographe

Il est très important de se relire, même sur cette partie. Une faute de frappe peut avoir de lourdes conséquences. Il convient d’être attentif et de vérifier scrupuleusement l’orthographe, la syntaxe, la grammaire.

Quotidiennement, ce sont plusieurs dizaines de mails qui sont envoyés par chaque collaborateurs de l’entreprise. Chaque mail sortant représente un coût pour l’entreprise. Il est donc important d’en tirer le maximum de profit. Soigner sa signature ouvre facilement des opportunités commerciales, des leads qualifiés et optimise la relation collaborateur – client/prospect.

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