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Créer un nouveau type de profil

Introduction

La gestion de profil permet de créer des profils par typologie d’employés (commerciaux, marketing, backoffice, …) et d’associer à chaque profil des informations qui doivent être renseignées ou pas (numéro de téléphone mobile, …).

La solution permet ainsi de paramétrer en quelques clics les champs de profil d’un utilisateur et de les rendre visible, modifiable, obligatoire ou caché.

Création d’un nouveau type de profil

  • Dans le menu, allez dans utilisateurs / groupes > gestion de profils.
  • Cliquez sur le bouton Créer un nouveau type de profil.

Etape 1 : Information

  • Remplissez le nom et la catégorie. (exemple : marketing, vente, etc)
  • Cliquez sur suivant pour continuer.

Etape 2 : Gestion des champs

Cette étape permet de définir quels sont les champs qui vont s’afficher dans le profil de l’utilisateur et quels ceux sont qui vont être obligatoires (ex: téléphone mobile pour les commerciaux) ou optionnels.

Visible, caché, modifiable et obligatoire

Définissez pour chaque champs son état :

  • Visible, éditable : le champ est visible et modifiable par l’utilisateur associé au profil
  • Visible, modifiable (éditable), obligatoire : le champ est visible, modifiable par l’utilisateur et obligatoire
  • Visible, lecture : le champs est visible mais n’est pas modifiable par l’utilisateur
  • Caché : le champs n’est pas visible

Les onglets et les catégories

Les onglets créés par défaut sont Profil et Adresse.
Vous avez la possibilité de modifier le nom des onglets et des catégories en modifiant les champs.

Etape 3 : personnalisation de la notification qui va être envoyée à l’utilisateur

La notification permet d’inviter l’utilisateur à vérifier si ces informations de profil sont à jour et à les compléter si ce n’est pas le cas.
La notification apparaît sous la forme d’une popup dans la messagerie de l’utilisateur.

L’encadré 1, vous permet de modifier la taille de la popup. L’encadré 2, vous permet de modifier le texte de la popup.

Cliquez sur le bouton sauver mon formulaire une fois votre notification personnalisée.

Etape 4 : assigner les utilisateurs à un profil

Cette étape vous explique comment assignées des utilisateurs et des groupes à un type de profil.

  • Dans le menu, allez dans utilisateurs / groupes > gestion de profils.
  • Cliquez ensuite au niveau du profil sur l’icône (1) pour assigner les utilisateurs ou les groupes.

Assigner des utilisateurs

Sélectionnez les utilisateurs concernés et cliquez le bouton assigner.

Lorsqu’un utilisateur a été rattaché à un profil, il va recevoir une notification dans sa messagerie l’invitant à vérifier que ses informations de profil sont à jour.

Suivi des indicateurs au niveau du profil

  • Le Nom correspond au type de profil créé
  • La Catégorie correspond à la catégorie du type de profil créé
  • Le nombre total d’employés vous indique le nombre d’utilisateurs qui sont rattachés à ce profil
  • Le Qui a vu ? vous indique le nombre d’utilisateurs qui a vu son profil
  • Le Qui a modifié ? vous indique le nombre d’utilisateurs qui a modifié son profil
  • Le Profil complété vous indique le nombre et le pourcentage de profils qui sont à jour
  • Le Profil non complété vous indique le nombre et le pourcentage des profils qui ne sont pas à jour

Il est possible de cliquer sur les utilisateurs pour voir dans le détail quels sont les utilisateurs qui ont mis à jour leur profil et quels sont ceux qui n’ont pas encore leurs informations de profil à jour.

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